Assistenz der Geschäftsführung – Software Startup

Als Assistenz der Geschäftsführung übernimmst du die organisatorischen Fäden im Alltag - von der Reiseplanung über die Terminkoordination bis zur Post- und E-Mail-Organisation. Du behältst den Überblick und sorgst dafür, dass der CEO sich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann.

What you'll do

• Du übernimmst die Planung und Koordination des CEO-Kalenders, priorisierst Termine und führst eigenständig Terminabstimmungen und -verhandlungen durch
• Du organisierst Geschäftsreisen end-to-end von der Buchung von Flügen und Zügen bis zur Auswahl und Buchung passender Hotels
• Du übernimmst die vollständige Vorbereitung und Einreichung der Reisekostenabrechnungen und stellst die Weiterleitung von Rechnungen an die Buchhaltung sicher
• Du verantwortest Post des CEO und übernimmst die First-Level-Sichtung, Priorisierung und Organisation des Mail-Postfachs
• Du sorgst für eine strukturierte digitale und physische Ablage und stellst sicher, dass relevante Dokumente jederzeit vollständig und schnell auffindbar sind

What you'll need

• Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt klare Prioritäten und sorgst dafür, dass Termine, Aufgaben und To-dos zuverlässig umgesetzt werden
• Du gehst sicher mit MS Office, Google Workspace und E-Mail-Postfächern um und arbeitest dich schnell in neue Tools und Prozesse ein
• Du kommunizierst klar, professionell und verbindlich – sowohl intern als auch mit externen Ansprechpartner:innen
• Du hast bereits Erfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle gesammelt und weißt, worauf es in der direkten Zusammenarbeit mit einer Geschäftsführung ankommt

What they offer

• Wellhub oder Deutschlandticket-Zuschuss zur Wahl
• Bis zu 2 Tage pro Woche remote arbeiten, plus bis zu 2 Wochen Workation im Jahr
• Weiterbildungsbudget für Kurse, Konferenzen oder Zertifizierungen
• Regelmäßige Gehaltsrunden pro Jahr