Workplace Experience & Mobility Associate

Du übernimmst die Verantwortung für ein umfangreiches und wachsendes Portfolio an Gebäuden – darunter unser Headquarter in Berlin sowie weitere Standorte in Deutschland. Du stellst sicher, dass unsere Büros Orte sind, an denen sich alle Doctolib-Mitarbeiter:innen wohlfühlen und effizient arbeiten können.

What you'll do

• Du gewährleistest den reibungslosen Betrieb und die Instandhaltung unseres Hauptbüros in Berlin und unterstützt unsere Standorte in ganz Deutschland (9 Regionalbüros)
• Du steuerst externe Dienstleister und stellst die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen sicher
• Du entwickelst und pflegst strategische Lieferantenbeziehungen für kritische Services (Empfangsservices, Office-Ausstattung, Fuhrpark- und Reisemanagement) und überwachst KPIs/SLAs
• Du entwickelst und verantwortest die Strategie für Deutschland im Bereich Mobility (Fuhrpark & Travel), steuerst den externen Dienstleister inklusive Performance-Monitoring und Eskalationsmanagement
• Du übernimmst Verantwortung für zugewiesene Budgetbereiche, PO-Management und Rechnungsverarbeitung in enger Zusammenarbeit mit dem Finance-Team
• Du förderst die Einhaltung von HSE-Standards und implementierst QHSE-Prozesse
• Du arbeitest eng mit IT, Real Estate, Finance und regionalen Stakeholdern zusammen

What you'll need

• Mindestens 3-4 Jahre Erfahrung in vergleichbaren Positionen im Workplace Management, Facility Management oder Office Operations
• Nachgewiesene Erfahrung in der Betreuung von Bürostandorten an mehreren Standorten sowie im Projektmanagement
• Grundlegende bis fortgeschrittene Kenntnisse im Bereich HSE (Health, Safety, Environment)
• Erfahrung im Vendor Management, Contract Management und Fleet Management
• Eine lösungsorientierte und detailorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, schnell auf wechselnde Prioritäten zu reagieren
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich

Nice to have

• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und ein starkes Gespür für Budget- und Kostenmanagement

What they offer

• Von Doctolib gesponsertes Deutschlandticket
• 28 Urlaubstage + 1 Tag zusätzlich für jedes volle Beschäftigungs-Kalenderjahr (max. 30 Tage)
• Betriebliche Krankenzusatzversicherung und betriebliche Altersvorsorge mit 40% Arbeitgeberzuschuss
• Teilnahme an DoctoGrowth Mitarbeiterbeteiligungsprogramm
• Kostenlose Mental Health- und Coaching-Sessions
• Geförderte Sportangebote über Urban Sports Club