Executive Assistant

Du unterstützt unsere (Senior) VPs in den Bereichen Legal sowie Accounting, Tax & Risk Management im operativen Tagesgeschäft und sorgst mit vorausschauender Organisation für reibungslose Abläufe.

What you'll do

• Du steuerst komplexe Kalender und Termine, setzt Prioritäten und koordinierst Meetings mit internen und externen Stakeholder:innen über verschiedene Fachbereiche hinweg.
• Du organisierst Meetings und Veranstaltungen ganzheitlich – von Terminierung, Agenda und Unterlagen bis zur Vorbereitung und Nachverfolgung relevanter Themen.
• Du koordinierst nationale und internationale Geschäftsreisen inklusive Buchungen, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung.
• Du unterstützt bei administrativen und finanzbezogenen Prozessen, darunter Rückstellungen, Reporting-Abfragen sowie Budget- und Dokumentenmanagement.
• Du erstellst, koordinierst und pflegst Präsentationen, E-Mails, Briefings und weitere Dokumente in deutscher und englischer Sprache und stellst eine strukturierte Ablage und Dokumentation sicher.
• Du übernimmst eigenständig Projekte und neue Themen und unterstützt bei Bedarf an Schnittstellen zu angrenzenden Bereichen.
• Du gehst jederzeit verantwortungsvoll und mit ausgeprägtem Fingerspitzengefühl mit vertraulichen Informationen um.

What you'll need

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Team Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise in der Unterstützung mehrerer Führungskräfte oder anspruchsvoller Fachbereiche.
• Ein hohes Maß an Professionalität, Integrität und Diskretion sowie ausgeprägtes Fingerspitzengefühl im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen.
• Eine proaktive, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise – Du erkennst Bedarfe frühzeitig, setzt Prioritäten und treibst Themen eigenverantwortlich voran.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit und die Fähigkeit, auch bei parallelen Anforderungen verschiedener Stakeholder:innen den Überblick zu behalten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Sicherheit, auf Englisch selbstständig und adressatengerecht zu kommunizieren.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook und PowerPoint.

Nice to have

• Erfahrung mit Budget-, Reporting- oder Dokumentenmanagement.
• Erfahrung in der effektiven Nutzung von KI-Tools zur Steigerung von Produktivität und Problemlösung.

What they offer

• Ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket und ein Bonus.
• Hybrides Arbeitsmodell mit drei Tagen Präsenzarbeit pro Woche im Büro und 30 Tagen Urlaub pro Jahr.
• Möglichkeit, 10 Tage im Jahr im Ausland zu arbeiten.
• Monatliche Lernzeit, Online-Kurse, Lunch & Learn-Events und individuelle Karrierepfade.
• Betriebliche Altersvorsorge mit attraktivem Zuschuss.
• Büro mit Fitnessstudio, Ruheraum, Dachterrasse und regelmäßigen Gesundheitschecks.