Office Manager - Front Desk

Du bist das erste Gesicht, das externe Besucher:innen bei uns sehen und du empfängst jede:n mit einem Lächeln. Um einen reibungslosen Ablauf in unserem Headquarter in Berlin-Charlottenburg zu garantieren, leitest du unser Office Management mit Struktur, Ruhe und hoher Eigenverantwortung.

What you'll do

• Post Management: Aufgrund unseres großen Flottengeschäfts erhalten wir täglich Eingangs- und Ausgangspost sowie Pakete. Du bist die zentrale Schnittstelle, die diesen Fluss strukturiert, sortiert und verlässlich koordiniert.
• Office & Inventory Management: Du verantwortest das gesamte Bestellwesen (Büromaterial, Getränke, Snacks etc.) und behältst den Überblick über die Bestände.
• Du gehst mit offenen Augen durch das Büro. Wenn etwas repariert werden muss oder optimiert werden kann, nimmst du die Fäden proaktiv in die Hand und koordinierst externe Dienstleister oder Handwerker.
• Du siehst Baustellen, bevor sie entstehen. Du bringst eigene Ideen zur Gestaltung und Organisation des Office-Alltags ein und setzt diese eigenständig um.
• Du nutzt unsere internen Tools und Systeme (wie Slack, Notion und administrative Software) clever und affin, um deine Workflows optimal zu strukturieren.
• In enger Zusammenarbeit unterstützt du bei Events, Projekten und Initiativen, um unseren Office Alltag noch schöner und lebendiger zu gestalten.

What you'll need

• Souveräne Eigenständigkeit: Du liebst es, dein eigenes Reich zu managen und kannst die Zeit am Front Desk produktiv nutzen.
• Organisationstalent & Detailfokus: Du arbeitest extrem strukturiert und hast ein Auge für die kleinen, wichtigen Details.
• Proaktivität & "Open-Eyes"-Mentalität: Du wartest nicht auf Arbeitsanweisungen und packst Dinge direkt hands-on an.
• Workspace Atmosphäre: Du besitzt eine ausgeprägte Intuition für das Wohlbefinden anderer und weißt, was ein modernes Office braucht.
• Digitale Affinität: Du nutzt digitale Lösungen ganz natürlich, um dich selbst und deine Aufgaben bestmöglich zu organisieren.
• Du kommunizierst fließend auf Deutsch (C1) und sicher auf Englisch.

What they offer

• Betriebliche Altersvorsorge mit attraktivem Vorsorgeplan
• Mobilität: Wähle zwischen monatlichen MILES Credits oder dem Deutschlandticket
• Bezuschusste Urban Sports Club-Mitgliedschaft
• Zugang zu mehr als 1.500 Anbietern für Rabatte auf Sneaker, Theaterbesuche und mehr
• Ein Teil des Umsatzes wird in regionale und soziale Projekte investiert