Executive Assistant

About the role

Du wirst Teil unseres internationalen Doctolib Assistant Teams und arbeitest direkt mit unserer VP Brand & Design und unserer VP Product zusammen. In dieser Position übernimmst Du eine zentrale Rolle als vertrauensvolle:r Sparringspartner:in unserer Senior Leader.

What you'll do

• Übernimm eine zentrale Rolle als vertrauensvolle:r Sparringspartner:in unserer Senior Leader und halte ihnen den Rücken frei
• Organisiere und koordiniere Termine, Reisen und Meetings – vorausschauend und effizient
• Gestalte interne und externe Kommunikation aktiv mit und repräsentiere die Senior Leader souverän gegenüber Stakeholdern
• Übernimm Verantwortung für die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
• Unterstütze bei spannenden Projekten und bringe eigene Ideen ein, um Prozesse und Abläufe kontinuierlich zu optimieren
• Habe ein offenes Ohr für Deine Bereiche, um die Stimmung und Performance der Teams zu unterstützen

What you'll need

• Mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, gutes Zeitmanagement und Freude an der Arbeit in einem schnelllebigen Umfeld
• Selbstständige, proaktive Arbeitsweise und Überblick in stressigen Situationen
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift mit professionellem, freundlichem und sicherem Auftreten
• Ausgeprägte Servicementalität
• Ausgeprägter Sinn für Vertraulichkeit und Diskretion

Nice to have

• Geübtheit im Umgang mit Microsoft Office und Google Workspace (insbesondere Kalenderfunktionen)
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und ausgezeichnetes Englisch; Französischkenntnisse sind ein Plus

What they offer

• Betriebliche Krankenversicherung mit Zusatzleistungen
• 28 Urlaubstage + 1 Tag zusätzlich pro volles Beschäftigungsjahr (max. 30 Tage)
• Teilnahme am Mitarbeiterbeteiligungsprogramm DoctoGrowth
• 10 Tage remote Arbeit pro Jahr aus dem Ausland
• Kostenlose Mental Health- und Coaching-Sessions
• Doctolib-gesponserte Deutschlandticket, gesunde Snacks, Frühstücksbuffet und Sportförderung